In 6 stappen je online landschap in kaart brengen
Iedere organisatie wil overzicht, maar waar begin je? In deze blog leggen we stap voor stap uit hoe je je online landschap structureel in kaart brengt – van domeinoverzicht tot prioriteiten stellen. Geen lange beleidsnotities, maar praktische handvatten.
Stap 1. Verzamel álle domeinen en subdomeinen
Stel samen met je team een lijst op – bijvoorbeeld in Excel – van alle domeinen en subdomeinen die in gebruik zijn. Denk hierbij aan externe projectwebsites, afdelingspagina’s, redirects, oude campagnesites, etc. Gebruik hiervoor onder andere:
- Het dashboard van Digitoegankelijk
- Input van afdelingen – ga het gesprek aan om te achterhalen welke pagina’s zij beheren waar je nog geen zicht op hebt
- IT-gegevens over DNS- en SSL-certificaten – vraag dit na bij je IT-collega’s
- Eventueel: de jaarrapportage
Voorbeeldthema’s zijn: begrotingen, parkeren, burgerzaken, het zwembad, duurzaamheid, vacaturesite, sociale kaart, Notubiz, begraafplaats en de participatiewebsite.
Stap 2. Breng het beheer in kaart
Als je een Excel hebt, kun je gemakkelijk het onderstaande toevoegen in kolommen. Per site:
- Onder welk team valt het beheer?
- Wie is eigenaar?
- Is jullie organisatie beslissingsbevoegd of deel je de website, en beslissingsbevoegdheid, met een andere partij (zoals bij samenwerkingsverbanden)?
- Wat is de functie of het doel van de site?
- Heeft de site een specifieke technische functionaliteit, zoals een reserveringssysteem of begrotingsmodule? Of is het meer een themasite zoals het zwembad of een museum?
Websites zonder complexe of unieke functionaliteit zijn vaak eenvoudiger volledig toegankelijk, veilig en gebruiksvriendelijk te maken. Ook kun je sneller stappen zetten bij websites waar je als organisatie zelf volledig beslissingsbevoegd over bent. Dat maakt deze sites vaak een logisch startpunt.
Stap 3. Categoriseer het bestaansrecht per site
Hiervoor kun je de volgende categorieën aanhouden:
- A: Wettelijk verplicht
- B: Niet wettelijk verplicht, maar noodzakelijk voor de primaire dienstverlening
- C: Nice-to-have
- D: Geen van bovenstaande – het kan worden uitgefaseerd
Deze indeling helpt om een overzicht te krijgen van sites die niet meer een toegevoegde waarde bieden. Bovendien kun je per categorie je ambitieniveau bepalen. Bijvoorbeeld op het gebied van monitoring: A-websites monitor je ieder kwartaal, en B-websites ieder half jaar.
Dit kun je ook toepassen voor thema’s als de frequentie van een toegankelijkheidsonderzoek, het betrekken van de functionaris gegevensbescherming, inkoopvoorwaarden, mandaat voor wijzigingen, budgettoekenning, etc. Uiteraard hoef je dit niet nú allemaal te bedenken. Maar de categorisering is een eerste stap, wat dit in de toekomst mogelijk maakt.
Stap 4. Toets de techniek
Dit heeft betrekking op de prestaties van de leverancier van de site. Check op:
- Veiligheid. Je kunt bijvoorbeeld een eerste basisbeveiliging al checken op https://internet.nl/. Dit moet te allen tijde 100% scoren. Blijkt de verbinding onvoldoende veilig te zijn? Controleer direct of er persoonsgegevens worden verwerkt.
- Toegankelijkheid van de techniek. Je kunt al een eerste inzicht krijgen via de inspecteerfunctie (klik op de site op de rechtermuisknop > Inspecteren > Lighthouse. Selecteer Accessibility en analyseer). Ook dit zal 100% moeten zijn.
- Gebruiksvriendelijkheid. Dit kun je bijvoorbeeld checken via https://validator.w3.org. Kopieer en plak de URL en klik op “Message filtering”. Zijn er meer dan 10 fouten? Dan kan dit duiden op een structureel probleem bij de leverancier.
Let op: je bent hierbij afhankelijk van je leverancier. Zijn er technische gebreken? Ga hierover het gesprek aan voordat je verdergaat. Je kunt bijvoorbeeld nog zo hard werken aan toegankelijke content, maar als de techniek niet toegankelijk blijkt te zijn, zal de website helaas nooit toegankelijk worden.
Stap 5. Check de inhoudelijke randvoorwaarden
Dit zijn zaken die je zelf kunt controleren of aanvullen:
- Is er een actuele toegankelijkheidsverklaring?
- Is er een recent toegankelijkheidsonderzoek gedaan?
- Is een cookiemelding vereist en klopt deze?
- Staat er een geldige privacyverklaring?
- Word de website gearchiveerd?
Stap 6. Analyseer en bepaal de prioriteiten
Per site stel je prioriteiten op basis van risico, impact en verbeterkansen:
- Geef twee punten voor alles wat technisch voldoet: twee punten voor 100% veiligheid, twee punten voor 100% op technische toegankelijkheid en twee punten voor <10 gebruikersfouten. Voldoet het niet? 0 punten.
- Geef één punt voor elke inhoudelijke randvoorwaarde die voldoet: een geldig toegankelijkheidsonderzoek, geldige verklaring, correcte cookie banner, etc.
- Tel de scores op per site. De sites met de laagste scores geven een duidelijke mate van prioriteit weer.
- Basis op orde: kijk vooral ook naar de techniek. Zijn er sites die extreem laag scoren op veiligheid, toegankelijkheid én gebruikersfouten? Dan is het zonde om je focus te richten op zaken als een cookie banner of toegankelijke content, ga eerst in gesprek met de leverancier.
- Stel prioriteiten: wat pak je als eerste op, en wat kan wachten? In afbeelding rechts zie je hoe wij zelf prioriteren nadat wij het online landschap in kaart brengen.
Belangrijk: niet alles hoeft in één keer.
Pas de opvolging aan op wat voor jou en jouw team haalbaar is. Je weet nu wat de prioriteiten zijn en waar je eerst moet beginnen. De eerste stappen zijn al gezet. Dat houdt de opvolging behapbaar én gericht.
Ook aan de slag met jouw online landschap?
Wil je dit toch liever samen met ons doorlopen of wil je dat wij dit voor je doen?
Vul dit formulier in
Lees ook hoe we Gemeente Beverwijk geholpen met het in kaart brengen van hun online landschap.
